Portfoliomanagement
De uitdaging
Binnen ROC Mondriaan is een Programmaraad ingesteld om een centrale rol te spelen in het realiseren van de visie en de daaruit voortvloeiende doelstellingen. Met de oprichting van de Dienst ICT heeft Mondriaan ingezet op de inrichting van een regieorganisatie op ICT-gebied waarmee de brugfunctie tussen onderwijs en ICT wordt ingevuld.
Deze regieorganisatie ICT is verantwoordelijk voor het benodigde inzicht en overzicht over alle lopende en gewenste projecten en initiatieven. Dit is noodzakelijk om met elkaar de juiste keuzes te kunnen maken. De middelen zijn immers altijd beperkt (medewerkers, budgetten, etc.). Gezamenlijk moet geprioriteerd en gepland worden: welke projecten starten we wel op en welke projecten (nog) niet. Een belangrijke afweging hierbij is de koppeling met de strategische doelen.
De Dienst ICT richt daarom het proces Portfoliomanagement (PfM) in. Dit faciliteert het proces van besluitvorming om de 'goede dingen te doen’ (passend bij de strategie), en om de 'dingen goed te doen’ (leveren van resultaat binnen de gestelde kaders).
ROC Mondriaan – dé mbo-opleider in de regio Haaglanden
Iedereen die wil leren is welkom bij ROC Mondriaan. Zij leiden jong en oud op tot de zelfbewuste vakmensen die Nederland zo hard nodig heeft. Dit doen zij samen met het werkveld en partners in de regio. Ze nemen initiatief en vernieuwen het onderwijs. Zo sluit hun werk aan op ontwikkelingen in het vak en de maatschappij. Hierbij kijken zij verder dan wat vandaag nodig is. Hun studenten bouwen aan de samenleving van morgen. Daar zijn ze bij ROC Mondriaan dan ook terecht trots op!
“Onze studenten bouwen aan de samenleving van morgen. Daar zijn we trots op!”
Projectresultaat
Vanuit het PfM-proces worden structureel en gestandaardiseerd alle ICT-projecten en initiatieven gevolgd. Hiermee ontstaat een actueel en volledig overzicht van het ICT-projectportfolio. Dit portfolio stelt ROC Mondriaan in staat om het belang van activiteiten en het gebruik van schaarse resources in balans te houden en integraal te kunnen sturen op doelen, planning, resultaten, kosten, risico's en afhankelijkheden. Hiermee heeft ROC Mondriaan een stuur in handen om de 'goede dingen te doen’ en om ‘de dingen goed te doen'. Binnen de vernieuwde Programmaraad besluiten onderwijs en ondersteunende diensten gezamenlijk over het opstarten en afronden van ICT-projecten. Om het PfM adequaat aan te kunnen sturen, wordt onderscheid gemaakt tussen strategisch (Portfolioboard) en tactisch (Portfoliotafel) overleg.
De Portfolioboard is verantwoordelijk voor kaders, richting en strategische prioritering met een tijdshorizon van ongeveer 3 jaar. De Portfolioboard komt 2 tot 3 keer per jaar bijeen.
De Portfoliotafel is verantwoordelijk voor de bewaking en opvolging van het ICT-projectenportfolio en signaleert en behandelt eventuele wijzigingen in het portfolio. Hierbij wordt op kortere termijn (1 tot 2 jaar) vooruitgekeken.
De Roadmap biedt zicht op de strategische doelen en de projecten die de komende 3 jaar op de projectenkalender staan. De Portfoliomanager zorgt voor borging en voortgang van het PfM-proces. Deze bereidt overleg van Portfolioboard en Portfoliotafel voor, legt uitkomsten vast en is de linking pin tussen beide overleggen.
Aanpak
Om te beginnen is gedefinieerd wat ROC Mondriaan wil bereiken met PfM. Op hoofdlijnen is dit samengevat in 4 punten:
- Projecten starten die bijdragen aan het verwezenlijken van de strategische doelen en ambities;
- In- en overzicht hebben op de werkvoorraad, de lopende en afgeronde projecten;
- Grip hebben op de projectuitvoering en risico's minimaliseren door inzicht te hebben in de belangrijkste afhankelijkheden, issues en risico's;
- De middelen inzetten op die projecten die het meest bijdragen aan het succes van ROC Mondriaan.
Op basis van deze uitgangspunten is het PfM-proces verder uitgewerkt. Tijdens de eerste bijeenkomst van de Portfolioboard is het PfM-proces voorgesteld en besproken. Hiervoor is een eerste versie van het portfolio-overzicht opgeleverd. In de tweede bijeenkomst zijn de strategische thema’s bepaald en de opdracht voor de Portfoliotafel vastgesteld: komen tot een roadmap van projecten voor de strategische thema’s.
De Portfoliotafel heeft een eerste versie van de roadmap opgesteld in samenwerking met belanghebbenden. Deze roadmap is in de derde bijeenkomst van de Portfolioboard vastgesteld waarna vervolgafspraken zijn gemaakt. Naast de roadmap met lopende en geplande projecten, wordt een back-log van projecten bijgehouden. De Portfoliotafel stelt voor welke projecten hiervan worden ingepland, zodra daarvoor capaciteit/ruimte beschikbaar is.
Na de derde bijeenkomst van de Portfolioboard, is PfM volledig geoperationaliseerd en belegd binnen de lijnorganisatie.
De Dienst ICT levert de portfoliomanager die de bijeenkomsten van Portfolioboard en Portfoliotafel voorbereidt en uitkomsten borgt. De portfoliomanager is daarnaast secretaris van de Portfoliotafel en zorgt er zo voor dat het proces geborgd wordt.
Uitdagingen
Onbekendheid met het PfM-proces kan leiden tot wantrouwen over de keuzes die gemaakt worden over welke projecten wel en niet (of later) gestart worden. Er moet voorkomen worden dat PfM gezien wordt als iets van (alleen) ICT: de volledige organisatie moet betrokken zijn en mee kunnen beslissen.
Als er keuzes gemaakt worden, vallen er altijd projecten buiten de boot. Hoe zorg je dat de juiste projecten kiest en hoe ga je om met de ‘afvallers’?
Oplossingen
Onderdeel van het PfM-proces is transparante communicatie over het portfolio naar alle belanghebbenden binnen ROC Mondriaan: directie, medewerkers en studenten. Hiervoor is vastgelegd hoe, wanneer en hoe vaak dit gebeurt en wordt feedback opgehaald over hoe dit wordt ervaren.
Leren werken met PfM gaat het snelst door betrokkenen actief te betrekken in de vorm van workshops. Op deze manier wordt snel duidelijk waarom er keuzes gemaakt moeten worden en wat hiervan de consequenties zijn. Dit vergroot bovendien het draagvlak voor de keuzes.
Keuzes voor projecten worden gemaakt op basis van wat ROC Mondriaan met PfM wil bereiken. Hierbij is de vraag gesteld: “Welk ICT-projecten voegen de meeste waarde toe én waarom?”. De Portfoliotafel heeft hier zelf de keuzes gemaakt. Op deze manier is het voor betrokkenen direct duidelijk waarom een project wel, niet of later op de roadmap komt.
De waarde van Projectlokaal
De projectmanager van Projectlokaal heeft samen met de Dienst ICT PfM uitgewerkt en daarna gerealiseerd, waarbij hij de rol van Portfoliomanager heeft ingevuld.
Werken volgens een PfM-proces is een andere manier van keuzes maken en vraagt om actieve participatie en aandacht voor het veranderproces. De ervaring met verandermanagement van Projectlokaal sluit goed aan op de werkwijze van ROC Mondriaan waar de organisatie verantwoordelijkheid moet én wil nemen.
De kennis en ervaring van Projectlokaal met zowel het onderwijs als portfoliomanagement, is hierbij van groot belang geweest. Dit hielp ROC Mondriaan om in korte tijd het gewenste PfM-proces in te richten en te operationaliseren.
“Wij willen de goede dingen doen én de dingen goed doen. Daarbij leggen we de brug tussen onderwijs en ICT. Portfoliomanagement helpt ons hiermee.”
Vervolg
De projectmanager van Projectlokaal heeft zijn activiteiten overgedragen aan de Dienst ICT. De Dienst ICT heeft een eigen portfoliomanager aangesteld die het vervolg oppakt. Met het in dit project gelegde fundament, kan zij zonder onderbreking verder.
De projectmanager van Projectlokaal pakt één van de drie strategische thema’s op en blijft zo verbonden aan ROC Mondriaan. Dit thema blijft terugkomen in de Portfolioboard en Portfoliotafel.