M365 migratie bij ROC van Amsterdam-Flevoland
Tags: Projectmanagement, Migratie M365
Op 1 januari 2024 vond de bestuursoverdracht plaats van ROC TOP naar het ROC van Amsterdam-Flevoland. Deze stap is genomen om de kwaliteit van mbo-onderwijs in de Metropoolregio Amsterdam (MRA) ook in de toekomst te kunnen garanderen. Vanaf het schooljaar 2024-2025 zetten ROC TOP-studenten hun opleidingen voort bij het ROC van Amsterdam-Flevoland. Hiertoe moet de M365 inrichting gemigreerd worden zodat studenten, docenten en overige medewerkers ongehinderd door kunnen werken. Het is essentieel dat hun content en data – evenals die van hun docenten – beschikbaar zijn in de nieuwe omgeving bij aanvang van het nieuwe schooljaar. De data betreft onder andere e-mails, onderwijsmateriaal, verslagen en presentaties.
ROC van Amsterdam-Flevoland - Podium voor Talent
De stichting ROC van Amsterdam-Flevoland bestaat uit twee instellingen voor middelbaar beroepsonderwijs: het ROC van Amsterdam en het ROC van Flevoland. Het ROC van Amsterdam biedt meer dan 300 verschillende opleidingen aan op negen mbo-colleges in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp en Hilversum. Het ROC van Flevoland biedt ongeveer 130 opleidingen aan op drie mbo-colleges, waarvan twee in Almere en één in Lelystad. Het onderwijs is kleinschalig georganiseerd, waarbij studenten vooral te maken hebben met de onderwijsafdeling die hun opleiding verzorgt.
“Kwalitatief hoogwaardig onderwijs met veel aandacht voor de individuele student.”
Projectresultaat
Dit project maakte onderdeel uit van een groter programma waarbinnen bestuur, organisatie, medewerkers, studenten en data zijn overgegaan van ROC TOP naar ROC van Amsterdam-Flevoland (ROCvA-F). Bij aanvang van het nieuwe schooljaar konden studenten, docenten en overige medewerkers in de nieuwe omgeving aan de slag waarbij zij toegang hebben tot e-mail, informatie en documenten.
Binnen dit project zijn de volgende resultaten geboekt:
- Accounts voor studenten, docenten en overige medewerkers zijn aangemaakt
- M365-content en data, waaronder e-mails, OneDrive-bestanden, Teams- en SharePoint- sites zijn gemigreerd van de ROC TOP-naar de ROCvA-F-omgeving
- Het domein roctop.nl is overgezet naar de omgeving van ROCvA-F
- De oude e-mailadressen zijn als aliassen toegevoegd aan de nieuwe e-mailadressen zodat studenten en medewerkers bereikbaar zijn op beide e-mailadressen
- Single Sign On (SSO) koppelingen zijn aangepast
- Doelgroepen zijn onderkend, passende instructies en Q&A per doelgroep inclusief stappenplan, handleiding en nazorg voor de migratie
- Resultaten zijn overgedragen naar de beheerorganisatie van ROC van Amsterdam-Flevoland
Aanpak
Het projectteam heeft vooraf een grondige analyse gemaakt per M365-applicatie om vast te stellen wat er gemigreerd moest worden en hoeveel data daarbij betrokken was. Na een succesvolle test- en proefmigratie zijn enkele wijzigingen doorgevoerd ter optimalisatie en is de data gefaseerd overgezet. Tijdens één migratieweekend gold er een ‘freeze’ van omgeving en data en werd de laatste data overgezet. Hierna kregen docenten, studenten en overige medewerkers toegang tot de nieuwe omgeving. Eind augustus was de migratie volledig afgerond.
De communicatie over de planning, de voorbereiding en de uitvoering van de migratie was een cruciaal onderdeel van het proces. Binnen het project zijn handleidingen geschreven om gebruikers te helpen met hun nieuwe account en hun content en data eenvoudig terug te vinden in de nieuwe omgeving.
“Kiona haar inzet heeft ervoor gezorgd dat het projectteam in hun kracht werd gezet. Door haar scherpe blik en pragmatische aanpak verliep de samenwerking erg plezierig. Kiona haar werkwijze geeft vertrouwen en heeft mij als manager ontzorgd.”
Lisa Bakker, manager Onderwijs, Innovatie en Samenwerking bij ROC van Amsterdam - Flevoland.
Uitdagingen
De migratie moest in een zeer beperkte tijdspanne plaatsvinden in de periode tussen einde schooljaar bij ROC TOP en start van het nieuwe schooljaar bij ROC van Amsterdam-Flevoland. Hierbij waren afhankelijkheden met andere projecten die verantwoordelijk waren voor:
- Studenten migratie en accounts naar Eduarte
- Medewerkers migratie en accounts naar AFAS
- Externe partij voor synchronisatie en migratie van data
Deze projecten liepen gelijktijdig waarbij op alle vlakken nog inrichtingskeuzes gemaakt moesten worden en deliverables van de andere projecten nog niet duidelijk waren.
Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle migratie was een goede samenwerking met alle betrokken afdelingen, zoals functioneel en technisch beheer, hrm, financiën en communicatie. In feite werkt iedereen aan een stukje van de puzzel en die moet in één keer in elkaar passen. Als het net niet past dan moet het heel snel passend gemaakt worden. De migratie mag het onderwijs en de studenten niet in de weg zitten en moet af zijn op het moment dat de docenten terugkomen na de vakantie. Hier was een belangrijke rol weggelegd voor de projectmanager om te zorgen dat de samenwerking goed verliep.
Oplossingen
Om tijdig de migratie af te kunnen ronden, moest er direct vanaf het begin snelheid worden gemaakt en moest gewerkt worden met een aantal aannames. In een aantal gevallen was rework nodig vanwege nieuwe inzichten en verdere optimalisatie in de hele keten. Door hierop te blijven anticiperen en te blijven sturen op tijdige afronding, bleef de impact beperkt en is de migratie succes volgens planning afgerond.
Ruim voor de migratie is in samenwerking met Communicatie gestart met informeren van alle betrokkenen. Daarbij was van belang dat iedereen begreep dat er kans was op verlies van data, tenzij zij zelf al hun data op OneDrive plaatsten. Na de migratie zijn betrokkenen voorzien van handleidingen, Q&A’s en extra support zodat de periode waarin zij geen toegang tot de omgeving, systemen of data hadden, beperkt werd tot een absoluut minimum.
Het resultaat was dat de migratie goed is verlopen en dat medewerkers en studenten hier weinig hinder van hebben ondervonden. Tot aan het migratieweekend heeft men gewoon door kunnen werken in de ROC TOP-omgeving. Direct bij de start van het nieuwe schooljaar waren de content en data beschikbaar in de omgeving van ROCvA-F en konden zij zonder problemen aan het nieuwe schooljaar beginnen.
De waarde van Projectlokaal
Gezien de afhankelijkheden met andere projecten en het beperkte tijdsbestek waarbinnen het project werd uitgevoerd, was het van belang om met een passende projectaanpak te komen. Hierbij was het essentieel om structuur aan te brengen en het team mee te krijgen in de aanpak waarbij vooruitgewerkt werd op nog niet geheel duidelijke deliverables van andere projecten.
De projectmanager van Projectlokaal heeft hierbij een aanjagende en opvolgende rol gehad. Hierbij heeft zij nauw samengewerkt met de andere projecten en afdelingen binnen de nieuwe organisatie om knelpunten en afhankelijkheden te kunnen adresseren en oplossen. Voor het team was het belangrijk dat zij dit oppakte en opvolgde zodat zij vooruit konden. Waar nodig heeft zij keuzes gemaakt om met aannames te werken zodat voortgang geborgd werd, waarna deze werden getoetst en zo nodig bijgesteld.
Het team heeft haar ervaren als iemand gericht op empowerment van haar team: zij konden doen waar zij het beste in waren en dat gold ook voor de projectmanager. De sfeer in het team was goed: open, duidelijk en gericht op resultaat met een positieve benadering en ruimte voor inbreng van eenieder in het team.
De communicatie en aanpak van informeren, opleiden en nazorg is grotendeels door de projectmanager zelf opgepakt en geschreven. Hierbij heeft zij nauw samengewerkt met de afdeling Communicatie.