In korte tijd succesvolle conversie naar Eduarte
Op 1 januari 2024 vond de bestuursoverdracht plaats van ROC TOP naar het ROC van Amsterdam-Flevoland. Vanaf het schooljaar 2024-2025 zetten ROC TOP-studenten hun opleidingen voort bij het ROC van Amsterdam-Flevoland. In de integratieplannen van de diensten OI&I, HRM en FC&I en PRC&M is een integraal scenario opgenomen voor de migratie van de systemen van ROC TOP naar de systemen van ROCvA-F. In de zomervakantie 2024 moeten de onderwijs ICT-systemen gemigreerd worden zodat studenten, docenten en overige medewerkers ongehinderd door kunnen werken. Aan Bert-Jan werd gevraagd om binnen het programma het deelproject migratie van Osiris naar Eduarte voor zijn rekening te nemen als projectmanager.
ROC van Amsterdam-Flevoland - Podium voor Talent
De stichting ROC van Amsterdam-Flevoland bestaat uit twee instellingen voor middelbaar beroepsonderwijs: het ROC van Amsterdam en het ROC van Flevoland. Het ROC van Amsterdam biedt meer dan 300 verschillende opleidingen aan op negen mbo-colleges in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp en Hilversum. Het ROC van Flevoland biedt ongeveer 130 opleidingen aan op drie mbo-colleges, waarvan twee in Almere en één in Lelystad. Het onderwijs is kleinschalig georganiseerd, waarbij studenten vooral te maken hebben met de onderwijsafdeling die hun opleiding verzorgt.
“Kwalitatief hoogwaardig onderwijs met veel aandacht voor de individuele student.”
Projectresultaat
Dit project maakte onderdeel uit van een groter programma waarbinnen bestuur, organisatie, medewerkers, studenten en data zijn overgegaan van ROC TOP naar ROC van Amsterdam-Flevoland (ROCvA-F). Bij aanvang van het nieuwe schooljaar konden studenten, docenten en overige medewerkers in de nieuwe omgeving aan de slag waarbij zij toegang hebben tot alle ROCvA-F systemen waarbinnen de informatie vanuit de ROC TOP omgeving is opgenomen.
Binnen dit project zijn de volgende resultaten geboekt:
- Feitelijke migratie van Osiris naar Eduarte binnen 2 weken freeze met zeer hoog conversiepercentage
- Inschrijving mogelijk tijdens down-time, registratie in Eduarte direct hierna
- Raadpleegmogelijkheid tot de bevroren Eduarte data gedurende freeze
- Studenten en docenten hebben toegang tot Eduarte binnen de omgeving van ROCvA-F
- Eduarte instructies en training studenten en docenten ROC TOP
- Issues zijn binnen de geplande nazorgperiode opgelost – het aantal issues was kleiner dan vooraf was ingeschat
- Resultaten zijn overgedragen naar de beheerorganisatie van ROC van Amsterdam-Flevoland
Aanpak
Het projectteam een plan gemaakt om binnen een ambitieuze periode van slechts 2 weken de migratie van Osiris naar Eduarte te realiseren. Hierbij werd nauw samengewerkt met de leverancier van Eduarte, Topicus. Ook voor Topicus was het de eerste keer dat er een migratie van Osiris naar Eduarte plaatsvond.
De beperkte freeze periode noodzaakte het project om keuzes te maken en hier strak op te sturen – niet-blokkerende issues werden opgelost in de geplande nazorgperiode.
De communicatie over de planning, de voorbereiding en de uitvoering van de migratie was een cruciaal onderdeel van het proces. Gezien de samenhang met andere applicaties, was afstemming met andere projecten binnen het programma essentieel. Binnen dit project werd intensief samengewerkt met het team Onderwijslogistiek & Ondersteuning (OLO) en andere teams binnen ROCvA-F. De betrokkenheid en bevlogenheid van alle betrokkenen, projectmedewerkers, OLO, OI&I management en medewerkers Studentenzaken was zeer hoog en heeft in grote mate bijgedragen aan het succes van dit migratieproject.
Wat zegt het ROC van Amsterdam-Flevoland:
“Bert-Jan creëert en behoudt rust in zijn project en stuurt op samenwerking en resultaat. Eigenschappen die nodig waren om binnen de ambitieuze planning de migratie van Osiris naar Eduarte te realiseren. Een conversie van Osiris naar Eduarte had nog niet eerder plaatsgevonden wat het voor Bert-Jan, leveranciers en voor ons nog uitdagender maakte en waar hij duidelijk met plezier een geweldig resultaat heeft neergezet met het team.”
Suzan Tessels, Manager Onderwijslogistiek & -Ondersteuning
Uitdagingen
Tijdens de migratie was Eduarte niet beschikbaar voor geheel ROCvA. Zodoende moest de feitelijke migratie binnen een periode van slechts 2 weken (freeze) afgerond zijn. Dit stelde hoge eisen aan de voorbereiding waarbij prioriteiten gesteld moesten worden en keuzes gemaakt tussen wat per se vóór en zo nodig na de migratie kon worden gedaan.
Het project duurde van start tot eind, inclusief proefconversies, ca. een half jaar. In deze periode moesten belangrijke besluiten genomen worden, conversies voorbereid en getest en mensen getraind. In de zomervakantie is vanwege de conversie Eduarte twee weken niet beschikbaar geweest. Voor de organisatie moest het wel mogelijk blijven om de bevroren situatie van Eduarte in te zien. Aanmelden, intake, inschrijven en uitschrijven moesten mogelijk blijven zodat deze na de freeze in Eduarte verwerkt konden worden.
Bij de migratie waren er afhankelijkheden met andere projecten die verantwoordelijk waren voor de migratie van studenten- en docentenaccounts naar MS365, AFAS Finance, AFAS HRM en daaraan gekoppelde systemen van ROCvA-F.
Alle projecten liepen gelijktijdig waarbij op alle vlakken nog inrichtingskeuzes gemaakt moesten worden en deliverables van de andere projecten nog niet duidelijk waren.
Een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle migratie was een goede samenwerking met alle betrokken afdelingen, van de dienst Onderwijsinformatie en ICT, hrm, financiën en communicatie.
Hierbij werkte ieder project binnen het programma aan een stukje van de puzzel waarvan het gehele plaatje vooraf niet 100% duidelijk was. Deze puzzel moest ook nog eens in één keer in elkaar passen. Als het net niet past dan moet het heel snel passend gemaakt worden. De migratie van alle systemen binnen het programma mag het onderwijs en de studenten niet in de weg zitten en gereed zijn voor het nieuwe schooljaar.
Oplossingen
Om tijdig de migratie af te kunnen ronden, moest er direct vanaf het begin snelheid gemaakt worden en moest gewerkt worden met een aantal aannames. Er is nadrukkelijk gestuurd op het oplossend vermogen van alle betrokkenen waarbij punten voor nazorg werden geparkeerd zodat deze niet blokkerend waren voor de migratie. Hierop werden actiepunten voor nazorg ingepland.
Conversietemplates zijn beschikbaar gemaakt door Topicus. De totale samenhang en benodigde tooling voor conversie is samen met de leverancier gebouwd binnen het migratieproject.
Een beperkte freeze m.b.t. aanpassingen in Osiris en Eduarte vanaf 01-04-2024 is toegepast – aanpassingen waren alleen mogelijk met formele toestemming om migratie niet in de weg te zitten. Na de migratie zijn betrokkenen voorzien van handleidingen, Q&A’s en extra support zodat de periode waarin zij geen toegang hadden tot de omgeving, systemen of data, beperkt werd tot een absoluut minimum.
Goede afstemming met andere (migratie)projecten binnen het programma zodat keuzes en effecten daarvan op andere projecten duidelijk zijn en hier zo nodig maatregelen en nazorg op geboden worden.
De waarde van Projectlokaal
Gezien de afhankelijkheden met andere projecten en het beperkte tijdsbestek waarbinnen het project werd uitgevoerd, was het van belang om met een passende projectaanpak te komen. Hierbij was het essentieel om snelheid te maken en te houden en het team mee te krijgen in de aanpak.
De projectmanager van Projectlokaal heeft hierbij een richtinggevende, aanjagende en opvolgende rol gehad. Essentieel was dat hij het overzicht behield en richting gaf bij samenhang, knelpunten en oplossingen. Het vermogen van Bert-Jan om onder hoge druk het hoofd koel te houden en de rust in zijn team te brengen en te bewaren, heeft in hoge mate bijgedragen aan het succes van dit migratieproject.
Goede samenwerking met de leverancier van Eduarte om tijdig tot passende oplossingen te komen en samen tooling hiervoor te ontwikkelen vroeg om improvisatievermogen van beide kanten. De sturende, pragmatische insteek van Bert-Jan hierbij, hielp om resultaten te boeken. Door problemen waar mogelijk te adresseren voor na de feitelijke migratie kon het projectteam doen wat nodig was om de deadline te halen en de migratie binnen twee weken succesvol af te ronden. De sfeer in het team was goed: open, duidelijk en gericht op resultaat met een positieve benadering en ruimte voor inbreng van eenieder in het team.