Wat doe je als een projectopdracht niet haalbaar blijkt?
Iedere projectmanager heeft ermee te maken: opdrachten die niet haalbaar blijken te zijn. Soms is bijsturen voldoende maar als we weten dat meer dan 60% van alle projecten nog steeds faalt, is dat dus meestal niet mogelijk. Wat doe je dan?
In een poll op LinkedIn vroegen we aan project- en programmamanagers hoe zij daarmee omgaan. Er was geen mogelijkheid voor nuance dus we hielden de opties kort:
- Ik breng het slechte nieuws
- Niet mijn probleem: ik ga door
- Ik laat iemand anders melden
- Oplossen met de opdrachtgever
De opties 2 en 3 werden door niemand gekozen dus daar kunnen we kort over zijn. Project- en programmamanagers hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel dus dat zij verantwoordelijkheid nemen, is logisch. Doen alsof een probleem niet bestaat, past daar niet bij. En een goed leider laat niet iemand anders de hete kolen uit het vuur halen en daarmee valt ook optie 3 af. In dit artikel gaan we verder in op opties 1 en 4, waarbij we voor het gemak praten vanuit de opdrachtgever. Dit kan uiteraard ook de stuurgroep zijn.
Ik breng het slechte nieuws
Grofweg 1/3 van de respondenten koos voor deze optie. Als er iets fout gaat, is het nooit leuk om het slechte nieuws te moeten brengen. Veel erger is het, als de opdrachtgever het eerder via de wandelgangen hoort dan van de projectmanager. Dus snel het slechte nieuws brengen is een goede keuze. Wat wel belangrijk is: houd ruimte om verder te gaan. Het is lang niet altijd mogelijk om direct ook al een mogelijke oplossing aan te kunnen bieden. Meld dus het slechte nieuws en gelijk dat je ook, met jouw team, naar mogelijke alternatieven en oplossingen kijkt. Verbind daar dan ook een termijn aan want geen enkele opdrachtgever gaat rustig slapen als hij of zij geen idee heeft wanneer het vervolg duidelijk zal zijn.
Oplossen met de opdrachtgever
De overige 2/3 van de respondenten koos hiervoor. En dat is niet vreemd: als projectmanager help je jouw opdrachtgever met zijn of haar opdracht. Als je dan tegen een probleem aanloopt, is het logisch om met hem of haar in gesprek te gaan over mogelijke oplossingen. En ook in dit geval geldt: het projectteam is nodig om met een goed voorstel te komen, de impact van alternatieven te onderzoeken, etc. Betrek dus niet alleen je opdrachtgever maar ook jouw team.
Slecht nieuws mag niet onverwacht komen
Er is iets mis in de projectcommunicatie als slecht nieuws volledig onverwacht komt. Natuurlijk zijn er uitzonderingen denkbaar maar over het algemeen zie je slecht nieuws wel aankomen. Blijf in gesprek met je opdrachtgever, deel ook jouw zorgen met hem of haar en zorg ervoor dat jouw projectteam hetzelfde beeld heeft als je opdrachtgever. Zo manage je de verwachtingen van alle betrokkenen en voorkom je dat er achter de schermen andere verhalen gaan rondzingen.
Hoe slecht is het nieuws?
Hoe groot is nu eigenlijk het probleem? Wat is de oorzaak en wat is de impact? Het kan zijn dat een probleem in de ogen van het projectteam groot is maar dat de impact beperkt blijkt te zijn, in de ogen van de opdrachtgever. Neem dus de tijd om het probleem van alle kanten goed te onderzoeken en met alle betrokkenen de impact goed in kaart te brengen.
Van slecht naar goed nieuws gesprek
Als je met slecht nieuws bij je opdrachtgever aankomt, straal je dit ongetwijfeld ook uit. Een groot deel van de boodschap wordt non-verbaal gebracht en het ligt voor de hand dat je dit is aan te zien. Besef je daarbij dat als je alleen maar hopeloosheid uitstraalt, het erg moeilijk wordt om je opdrachtgever het gevoel te geven dat je nog alternatieven ziet. Soms zijn die er niet maar vaker zijn die er wel. Zie je nog kansen, meld dit én straal uit dat jezelf daar ook in gelooft.
Sta achter de oplossing
Net als je een probleem persoonlijk vertelt, doe je dat met de mogelijke oplossingen. Met het team bepaal je de alternatieven en onderbouw je de voorkeursoplossing die je voorlegt aan je opdrachtgever. Ook hier geldt: non-verbaal straal je uit hoe jij deze oplossing ervaart. Als jij en jouw team achter de oplossing staan, heb je groot kans dat jouw opdrachtgever jullie met een goed gevoel weer verder laat gaan met het project. Daarmee houd je draagvlak, van je opdrachtgever én van je team.
Werkt dat dan altijd?
Nee. Soms loop je tegen problemen aan die je echt niet kunt oplossen. Bij invloeden van buitenaf, politiek binnen de organisatie of technologische problemen, kan het zijn dat je echt geen oplossing kunt aanbieden. Dan is het beter om zo snel mogelijk te stoppen. Doorgaan is dan kapitaalsvernietiging en eigenlijk steek je dan je kop in het zand. En dat is niet iets dat past bij een professioneel project- of programmamanager.