Second Opinion
Iedere onderwijsinstelling heeft regelmatig te maken met een pakketselectie omdat een bestaand systeem vervangen moet worden of omdat een leverancier stopt met haar ondersteuning. Dan is een Pakket van Eisen (PvE) nodig om leveranciers te informeren over de behoeften én om een objectieve selectie te borgen. Dit klinkt logisch maar blijkt in de praktijk toch lastiger dan menigeen denkt. Bij Projectlokaal hebben we veel ervaring met pakketselecties en aanbestedingen, wij kennen de markt én opereren onafhankelijk. Dit was voor één van onze klanten reden om ons om een second opinion op hun pakketselectie te vragen.
Criteria: wel of niet objectief
Onze klant vroeg zich af of hun PvE voor een studentinformatiesysteem voldoende marktconform was. Zij wilden er zeker van zijn dat voldoende leveranciers hierop in zouden schrijven en of zij de leveranciers voldoende ruimte boden om met eigen oplossingen te komen. Om zeker te zijn dat zij goede, passende aanbiedingen zouden krijgen, vroegen zij aan Projectlokaal om hen hierbij te helpen en te toetsen of hun PvE marktconform was en paste bij de behoeften en doelstellingen van hun onderwijsinstelling.
Second Opinon
Aangezien Projectlokaal veel ervaring heeft met pakketselecties in het onderwijs en de markt van de onderwijslogistieke systemen én leveranciers goed kennen, heeft Projectlokaal een second opinion uitgevoerd op het PvE. Hiervoor hebben wij een methode ontwikkeld waarmee wij snel kunnen toetsen of een PvE objectief is en of er veelgemaakte fouten in het PvE zijn geslopen.
Veelgemaakte fouten
Bij het opstellen van een PvE wordt niet altijd voldoende objectief gewerkt. Dit is vaak niet eens bewust maar is wel een risico. Enkele fouten die worden gemaakt zijn:
- Te gedetailleerd en te technisch specificeren; hierdoor wordt het voor veel leveranciers onmogelijk om aan alle eisen te voldoen.
- Geen onderscheid tussen wensen en eisen; hierdoor neemt het aantal eisen én de complexiteit toe.
- Te veel focus op de huidige situatie; er worden eisen beschreven op basis van de huidige situatie in plaats van de gewenste.
- Onvoldoende betrokkenheid; eisen worden beschreven vanuit een ICT-invalshoek en niet vanuit het onderwijs die in haar processen moet worden ondersteund.
- Onrealistische, onduidelijke en tegenstijdige eisen; eisen die niet haalbaar zijn binnen budget en tijd, voor meerdere uitleg vatbaar zijn of in strijd zijn met andere eisen binnen het PvE.
Dit zijn nog maar enkele van de veelgemaakte fouten bij een pakketselectie. De vraag waar wij van uitgaan bij een second opinion is dan ook een heel belangrijke: welke bedrijfsprocessen moeten er ondersteund worden en in hoeverre kan een standaardpakket hieraan voldoen? En niet minder belangrijk: is de opdrachtgever zich ervan bewust dat kiezen voor een ‘standaard’ pakket ook betekent dat je kiest voor ‘eenduidige’ procesvoering? Als je niet bereid bent om je processen aan te passen aan het pakket, dan is maatwerk het enige alternatief. Dat is echter veel duurder en onderhoudsgevoeliger. Dan moet het wel heel erg duidelijk zijn waarom je je niet kunt conformeren aan een standaardpakket en standaard processen.
Pakketselectie bepaalt projectsucces
Een pakketselectie is niet een proces dat je even doet: er zijn veel partijen bij betrokken vanuit de gehele organisatie. Een ICT-projectleider samen met een inkoper ‘even’ een PvE op laten stellen is niet de gewenste aanpak maar gebeurt regelmatig. Inhoudelijk deskundigen, waaronder proceseigenaren en gebruikers, hebben een belangrijke inbreng binnen het proces om tot een PvE te komen. Deze moeten dan wel goed begeleid worden door een projectleider met ruime ervaring in pakketselecties en -implementaties, zodat veel voorkomende fouten worden vermeden, eisen objectief en eenduidig worden beschreven en er een PvE komt dat marktconform is.
Gelukkig is het zo dat er veel anderen binnen het onderwijs, soortgelijke pakketselecties hebben uitgevoerd. De bekendheid van Projectlokaal met deze selecties, maakt het voor ons mogelijk om snel een analyse te kunnen doen op een al opgesteld PvE en aanbevelingen te kunnen doen die de pakketselectie verbeteren. Nog liever doen wij dit soort trajecten zelf, van het opstellen van het PvE tot de pakketselectie en -implementatie. Zoals iedereen weet: een goed begin, is het halve werk en een goed uitgevoerde pakketselectie is sterk bepalend voor het uiteindelijke projectresultaat.
Onze analyse
In korte tijd heeft Projectlokaal een gedetailleerde analyse met bijpassend advies uitgebracht, wat wij vervolgens mondeling hebben toegelicht. Enkele van bovengenoemde veelgemaakte fouten, zagen wij ook in dit PvE. Zo waren o.a. een aantal eisen ‘overgespecificeerd’: te gedetailleerd en afwijkend van de standaard onderwijsbehoeften. Dit zien wij vaker bij PvE’s: er wordt dan bijvoorbeeld aangegeven HOE iets moet gebeuren en niet WAT er moet gebeuren. Hierdoor blijft er voor leveranciers minder mogelijkheid over om hun eigen invulling aan een eis te geven én loop je het risico dat onbedoeld leveranciers op voorhand worden uitgesloten. Ook kan dit leiden tot maatwerkvereisten die niet aansluiten bij best-practices in het onderwijs.
Ons advies
Wij hebben het advies uitgebracht om het PvE te herzien waarbij eisen gebundeld en herschreven worden. Kort samengevat komt dit neer op:
- Specificeer minder gedetailleerd en minder specifiek, het HOE, zodat leveranciers op hun eigen wijze invulling aan het WAT kunnen geven.
- Daag leveranciers uit: formuleer doelen en use-cases in plaats van alleen uitgewerkte (technische) eisen.
- Laat leveranciers oplossingen aandragen die aansluiten op de behoeften en strategische doelen en maak optimaal gebruik van hun kennis.
Op deze manier is het mogelijk om een marktconform PvE op te stellen dat meer concurrerende en innovatieve aanbiedingen zal opleveren die aansluiten op de behoeften van de onderwijsinstelling. Wij zijn ervan overtuigd dat dit tot een betere prijs-kwaliteitsverhouding leidt, minder of geen maatwerk, betere aansluiting op bedrijfsdoelen en -processen én meer projectresultaat.
Meer weten over pakketselectie of second opinion?
Projectlokaal levert projectresultaat en dat doen wij dan ook het liefst vanaf de start. We komen graag met je in contact als we je bij een pakketselectie en -implementatie kunnen helpen.
Twijfel je aan een lopende pakketselectie, een opgesteld PvE of de manier waarop dit binnen jullie organisatie wordt opgepakt, dan kun je uiteraard ook contact met Projectlokaal opnemen. Wij delen graag onze kennis met je en als een second opinion wenselijk is, gaan we hier ook graag met je over in gesprek: info@projectlokaal.nl.