Project- en verandermanagement: een goede combinatie
Tags: Projectmanagement, Programmamanagement, Verandermanagement
Het resultaat van een project wordt voor een groot deel bepaald door de acceptatiegraad. Immers: resultaat = kwaliteit * acceptatie. Daarmee is voor de projectmanager niet alleen een rol weggelegd voor projectsturing maar ook voor de acceptatie van de projectresultaten. Al vanaf het begin van een project moet tijd en aandacht besteed worden aan verandermanagement en de daarbij behorende communicatie. Daarmee creëer je betrokkenheid en voorkom je verrassingen, weerstand en vertraging aan het einde van je project. Zo bezien, is de projectmanager dus ook verandermanager.
Projectmanagement
Projectmanagement is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond worden. De projectmanager zorgt ervoor dat het project goed wordt uitgevoerd, met het projectteam en in nauwe afstemming met de opdrachtgever of stuurgroep. In bijna alle projecten is er sprake van verandering die de organisatie of de omgeving raakt. Zelfs projecten waarbij het om technologische veranderingen gaat, hebben invloed op de omgeving. Een wijziging in de infrastructuur, een nieuwe versie van (systeem)software of de aanleg van een tunnel, heeft invloed op gebruikers en beheerders. We kunnen dus rustig stellen dat ieder project een verandercomponent in zich heeft.
Agile en projectmanagement
De hype van agile is er inmiddels vanaf en organisaties zijn zich meer bewust geworden dat agile werken alleen, niet zaligmakend is. De gedachte dat agile teams zonder projectmanagement kunnen, is ondertussen ook wel achterhaald: ook als er agile wordt gewerkt, wordt gestuurd op tijd, geld en resultaat. Heb je te maken met meerdere agile teams die gezamenlijk resultaat moeten boeken, dan is coördinatie over die teams ook weer noodzakelijk. En als er dan ook nog een verandering gemanaged moet worden, een organisatie opgeleid, etc. dan is er volop behoefte aan projectmanagement, hoe je het ook wilt noemen.
Verandermanagement
Verandermanagement is een vorm van management die gericht is op het veranderen van de structuur en/of de werkwijze van een organisatie. Vaak wordt deze term gebruikt als er sprake is van wijzigingen in computersystemen of als er een organisatorische wijziging wordt doorgevoerd. We hebben het dan over geplande veranderingen waarbij bepaald moet worden wie en welke afdelingen het raakt en op welke wijziging deze verandering het beste georganiseerd en begeleid kan worden.
Project- en verandermanagement als combo
We hebben het al gehad over geplande verandering. Dit impliceert al dat het goed is om verandermanagement onderdeel van de projectaanpak en -planning te maken. Door hier al in de projectinitiatiefase aandacht aan te besteden, de veranderdiagnose, kan de impact van de verandering goed in kaart worden gebracht. Vervolgens kan dan de juiste aanpak worden bepaald: voeren we de verandering top-down of bottom-up door?
Top-down of bottom-up
Een top-down benadering past prima bij de vervanging of update van een bestaand systeem door bijvoorbeeld opleiding en training aan te bieden. Er zal dan weinig tot geen weerstand zijn en de eindgebruiker is vooral geïnteresseerd in hoe deze met het systeem moet werken. Hierbij is het van belang dat je vooraf al weet dat je weinig tot geen verrassingen gaat tegenkomen en je alles van tevoren kunt structureren en plannen. De rol van de projectmanager is hierbij dominant en sturend.
Is er wel weerstand te verwachten, dan is een bottom-up aanpak beter. Dit kan bijvoorbeeld door al in een vroegtijdig stadium kerngebruikers uit de organisatie mee te nemen in het project. Deze kerngebruikers maken deel uit van het projectteam en hebben grote medezeggenschap in de aanpak en wijze waarop de verandering wordt doorgevoerd. Tijdens de projectinitiatie en -planning beslissen zij mee over de best passende veranderaanpak. Op deze manier creëren we betrokkenheid en draagvlak en kunnen de kerngebruikers als ambassadeurs van het project optreden. De rol van de projectmanager is hierbij veel meer faciliterend, waarbij deze ervoor zorgt dat het oorspronkelijke doel en de planning niet uit het oog worden verloren.
Projectcommunicatie
Een belangrijk hulpmiddel om een verandering door te voeren is de communicatie over de inhoudelijke activiteiten en resultaten van een project. Dit kan zowel de interne communicatie zijn (binnen een project) als die naar buiten. Binnen het project is het van belang dat alle betrokkenen weten hoe het project ervoor staat, wat de voortgang is, welke knelpunten er zijn, etc. Naar buiten het project is van belang dat de organisatie weet wat ze mogen verwachten: wat komt eraan? En hoe ervaart de organisatie het project: is het een zootje of gaan we iets moois krijgen?
Projecten hebben vaak te maken met spanningen en tegenslagen maar ook zijn er meevallers en successen die we willen delen. Bij een ingrijpende verandering levert een project ook spanningen op met de omgeving. Goede projectcommunicatie helpt om deze spanningen beheersbaar te maken en daar zijn projectmanagers nou juist weer gek op. In de praktijk wordt er vaak (te) weinig aandacht gegeven aan communicatie gedurende het gehele project. Het doel wordt gedeeld, dan hoort de organisatie heel lang niets en ineens is het resultaat er. Dit kan tot onnodige weerstand leiden op het moment dat je het resultaat daadwerkelijk wilt implementeren. Besteed dus ook tijdens het project aandacht aan communicatie naar de omgeving.
Conclusie
Projectmanagement is een onmisbaar besturingsmiddel om (project)resultaten te plannen, te leveren en door te voeren, zowel in traditionele als agile projecten. De verandering die een project tot resultaat heeft, moet gepland en beheerst doorgevoerd worden. Tijdens de projectinitiatie moet er daarom al aandacht zijn voor de impact en de aanpak van de verandering.
Communicatie is een belangrijke factor voor het beheersbaar doorvoeren van een verandering en het managen van verwachtingen. Door de juiste aanpak te kiezen, top-down of bottum-up, en daarop de samenstelling van het projectteam te baseren, zorg je er als projectmanager voor dat de kans op een succesvol project veel groter wordt.
De acceptatie van het projectresultaat is een belangrijke factor. Je kunt nog zo’n fantastisch product opleveren, als niemand het gaat gebruiken, heb je nog steeds niets. De verandering hierbij managen is dus net zo belangrijk als het managen van het project zelf. Daarmee kunnen we concluderen dat project- en verandermanagement niet alleen dichtbij elkaar liggen maar ook bijna altijd samen moeten gaan. Een projectmanager die aandacht heeft voor beide, is dan ook veel succesvoller.