Laat je coachen!
Tags: Projectmanagement, Projectcoach
Een goede projectmanager is toegankelijk voor zijn projectteam en weet het vertrouwen van zijn team te winnen. Daarbij hoort oprechte interesse in mensen, luisteren en doorvragen en vooral ook niet alles alleen willen besluiten. Mensen willen gehoord worden maar ook (bij)gestuurd. Vrijheid binnen grenzen en mensen sturen in hun gedachtegang: een proefballon oplaten en anderen met een goed voorstel laten komen. Teamleden naar voren schuiven als er successen gevierd worden. Ben je dan projectmanager of projectcoach?
Projectmanagement is een vak
Veel projectmanagers zijn, al dan niet gepland, het vak van projectleider of projectmanager ingerold. In de praktijk gebeurt het nou eenmaal vaak dat er een probleem is en dan wordt degene met organisatietalent erbij gehaald. En voordat je het weet heb je je eerste project te pakken. Dit betekent dus ook dat veel projectmanagers niet vooraf volledig zijn opgeleid maar eerst een project gaan leiden en pas daarna zich, aanvullend, gaan scholen in methoden en technieken. Hier is helemaal niets mis mee: talent moet je ontwikkelen en stimuleren en daarbij hoort ook scholing en begeleiding.
Helaas wordt nog wel eens vergeten om een beginnend projectleider of -manager goed te begeleiden of er is simpelweg onvoldoende tijd of ervaring in een organisatie aanwezig om dit zelf goed te doen. Projectmanagement is een vak en vaklieden hebben praktijkervaring nodig. Talent, begeleiding, ervaring opdoen en training, op harde en zachte aspecten, zijn elementen die hierbij meespelen. Coaching is een ander element dat van belang is: zowel de kundigheid van de projectmanager om anderen te coachen en het beste uit hen te halen als om zelf gecoacht te worden. Immers: wat goed is voor een ander, is ook goed voor jezelf.
In dit artikel gaan we in op drie vormen van coaching:
- De projectmanager als coach van zijn of haar projectteam
- De projectcoach die projectmanager en/of opdrachtgever coacht
- De onafhankelijke projectcoach of -adviseur
De projectmanager als coach
Iedere projectmanager zal beamen dat een groot deel van zijn of haar werk bestaat uit het begeleiden van mensen om tot de beste resultaten te komen. Dit betekent dat een succesvol projectmanager niet alleen de ‘harde’ kant van het vak goed moet kunnen uitoefenen maar ook sterk is op de ‘zachte’ kant. Projectmanagement is mensenwerk: je wordt geacht een goed functionerend team samen te stellen, mensen samen te laten werken en resultaten te boeken. Om dit te kunnen bereiken, is mensenkennis nodig. En daarvoor is tijd en ervaring nodig: hoe ouder je wordt en hoe meer ervaring je hebt, hoe meer mensenkennis, inzicht en geduld je opdoet. Het is niet voor niets dat complexere projecten vaak worden geleid door projectmanagers met heel wat jaren ervaring.
Voor ieder project is openheid en samenwerking van groot belang. Beginnend projectmanagers trappen nog wel eens in de valkuil van vertrouwen op tools en rapportages. Ervaren projectmanagers weten dat een gesprekje bij de koffieautomaat minstens zo belangrijk is. Even de thermometer erin en aanvoelen wat de stemming is in plaats van stoplichten bekijken en constateren dat het wel goed gaat. Goed projectmanagement begint bij de mensen: het projectteam, de opdrachtgever, de stuurgroep en de overige stakeholders. Dit vraagt om een toegankelijke projectmanager waar mensen ook komen om advies en niet alleen om harde sturing. Een projectmanager die als coach optreedt en open vragen stelt. Die niet altijd direct een oplossing heeft maar het beste uit zijn mensen haalt en hen met oplossingen laat komen.
Dit vereist veel van een projectmanager: leiderschap, communicatieve vaardigheden, psychologisch inzicht, politieke gevoeligheid en inzicht in invloed en groepsdynamiek. En dan proberen we niet eens compleet te zijn. Ook voldoende kennis van de inhoud is van belang. Als projectmanager hoef je zelf niet de inhoudelijk specialist te zijn maar sturen zonder enige inhoudelijke kennis is bijna onmogelijk. Een project managen in het onderwijs gaat nou eenmaal beter als een projectmanager ook kennis heeft van onderwijsmethoden en -technieken en weet hoe een onderwijsinstelling functioneert en bestuurd wordt. Hoe meer je de inhoud van een project en haar omgeving begrijpt, hoe beter je kunt (bij)sturen en hoe beter je coachende vragen kunt stellen. En dat is weer noodzakelijk om tot goede oplossingen te komen voor problemen die je gedurende je project tegenkomt. En een ding is zeker: problemen komen er!
De gecoachte projectmanager
Vaak wordt gedacht dat projectcoaching iets is voor onervaren projectmanagers of projectmanagers die helemaal vastlopen op hun project. Dit is een misvatting: de projectmanager die niet alleen kritisch naar zijn project kijkt maar ook naar zichzelf, is nou eenmaal succesvoller dan de solist die denkt alles alleen wel te kunnen (of moeten) regelen. De coach van de projectmanager is in de praktijk vaak een (meer) ervaren projectmanager die niet inhoudelijk bij het project is betrokken en de projectmanager bijstaat met kritische vragen en een luisterend oor. En omdat projectmanagers nou eenmaal van doorpakken en resultaten houden, zal de coach ook desgevraagd helpen met advies en oplossingsvoorstellen. Minder ervaren projectmanagers kunnen ook advies krijgen als het gaat om welke tools en aanpak succesvol zullen zijn in het betreffende project. En we weten allemaal: als je eenmaal van je af gaat praten, kom je vaak zelf met een oplossing. Zelfreflectie en een luisterend oor is dus niet alleen goed voor minder ervaren projectmanagers.
Ook voor opdrachtgevers en stuurgroepleden kan een projectcoach van grote toegevoegde waarde zijn. Net als voor beginnende projectmanagers geldt vaak dat zij in die rol zijn terechtgekomen en niet altijd al een projectmanagement achtergrond hebben. Dit betekent dus ook dat zij, naast de theorie, zich ook de praktijk van projecten moeten eigen maken. En ook in dit geval telt: ervaring kost tijd en je bent zomaar een aantal projecten verder voordat je “onbewust bekwaam” bent. Weet je het even niet als opdrachtgever, ook dan is het luisterende oor van de projectcoach een goed hulpmiddel.
Projectcoaching is in dit geval dus een individueel traject dat gericht is op de projectmanager of opdrachtgever. Een onafhankelijk projectcoach helpt je om tot inzichten te komen over hoe jij functioneert en reageert en hoe je hier eventueel in kunt bijsturen om succesvoller te zijn. Daarnaast helpt de ervaring van de projectcoach om te kunnen sparren en tot de juiste besluiten te komen. En daarmee maak je het ook voor jezelf gemakkelijker: je hoeft het niet alleen te doen, je hebt een onafhankelijk adviseur én je vermindert de stress bij jezelf en je team.
De onafhankelijke projectcoach
Naast voorgaande vormen van projectcoaching, is er nog een derde vorm en dat is de meest inhoudelijke vorm. Hierbij wordt een onafhankelijke projectcoach ingezet die het projectteam en de opdrachtgever helpt om een project goed op te zetten en te sturen. Daarbij worden dan zaken als templates voor projectplan en -rapportages ingebracht door de projectcoach die dus vooral adviseur is op het gebied van projectmanagement. Dit werkt vooral goed als een organisatie weinig ervaring met projectmanagement heeft of niet tevreden is met de bestaande werkwijze.
Gedurende het project krijgt een projectteam on-the-job opleiding en begeleiding op het gebied van projectmanagement en wat dit voor hen gezamenlijk en afzonderlijk betekent. De projectmanager, het team en de opdrachtgever concentreren zich op doel en inhoud, de projectcoach staat hen bij met raad, theorie en praktijkervaring. En daarbij kan eenieder ook persoonlijk een beroep doen op de projectcoach als sparringpartner. De projectcoach neemt het project dus niet over en moet ervaren genoeg zijn om, met veel geduld, het project te ondersteunen. Opdrachtgever en projectmanager blijven verantwoordelijk en kunnen voor advies bij de projectcoach terecht. Op deze manier professionaliseert de organisatie door en methoden en technieken in de praktijk te ervaren en in te voeren en direct in de praktijk, succesvoller te zijn in projecten.
Concluderend
Coaching is een hulpmiddel dat je snel helpt om effectiever te zijn en om minder stress te ervaren. Daar hoef je niet terughoudend in te zijn: wat helpt om beter te zijn in je werk, succesvoller te zijn én om beter te slapen, is iets wat je moet koesteren. Hard werken om mooie resultaten te behalen en veel verantwoordelijkheid te dragen, vraagt veel van projectmanagers, hun opdrachtgevers en hun teams. Op momenten dat het moeilijk wordt, is het een geruststelling als je daar met iemand over kunt praten die niet direct betrokken is bij het project. Een moment tijd nemen om afstand te nemen van het project en te reflecteren is altijd goed. Doe dit liefst in een andere setting en neem daarom ook fysiek afstand van jouw project. Projectmanagement is een veeleisend vak en er rust een grote verantwoordelijkheid op projectmanager en opdrachtgever.
Bij Projectlokaal vervullen we regelmatig de rol van de onafhankelijke projectcoach bij onze opdrachtgevers. Maar ook intern nemen we deze rol serieus: onze medewerkers delen kennis en ervaring met elkaar en bieden een luisterend oor aan collega’s. Zo zijn zij ook elkanders coach en helpen zij elkaar (nog) effectiever te zijn. Minder ervaren collega’s worden bovendien gecoacht in hun ontwikkeling. Daarbij hanteren we het meester-gezel principe zodat ook minder ervaren collega’s uitgroeien tot projectmeesters.
Meer weten?
Worstel je zelf met een vraagstuk op het gebied van projecten of wil je eens een luisterend oor voor jouw probleem op gebied van projectmanagement? Wil je weten wat wij kunnen doen voor jou en jouw organisatie? Neem dan contact met ons op, we gaan graag vrijblijvend met je in gesprek.