De overstap naar Projectlokaal

foto Bert Jan

Bert-Jan Klaren werkt nu bijna een half jaar bij Projectlokaal. Ferdy Meijboom vroeg Bert-Jan wat hem zo trekt in projectmanagement in het algemeen en in het onderwijs in het bijzonder. En heel belangrijk: hoe bevalt de overstap van een hogeschool naar Projectlokaal?

Om te starten: ben je blij met jouw overstap naar Projectlokaal?

Zeker, ik werk op dit moment aan meerdere projecten bij verschillende onderwijsinstellingen. En dat is precies wat ik wilde. Na jaren bij dezelfde hogeschool, had ik behoefte aan meer variatie en die heb ik nu gevonden. Ik werk nu o.a. aan projecten waarop de interne organisatie bijvoorbeeld onvoldoende capaciteit of ervaring heeft.  Daarbij worden mijn kennis en ervaring gezien als belangrijk pluspunt en geldt ook ‘vreemde ogen dwingen’. Ik kan gemakkelijker mijn nek uitsteken dan een interne projectmanager en ben geen onderdeel van de cultuur. Dat maakt het voor mij ook eenvoudiger om vragen te stellen, waar bij eigen mensen vaak verwacht wordt dat zij iets wel weten of weten waarom iets niet zal werken.

Zijn projecten in het onderwijs zo anders dan in andere sectoren?

Dat denk ik niet, overal spelen min of meer dezelfde thema’s en uitdagingen. Waar het onderwijs ook nog mee te maken heeft, is het effect van bijvoorbeeld verplichte aanbestedingen. De diensten moeten dan bijvoorbeeld weer eens een pakketimplementatie doen die dan technocratisch wordt aangevlogen. Daarbij wordt gemakkelijk vergeten dat er een grote groep in het onderwijs is die dat vooral ziet als een verstoring. Ga je dit door de organisatie duwen, dan is de kans op weerstand groot. De vraag is dan: hoe neem je die grote, belangrijke groep mee in de verandering? Als projectmanager wil ik in de eerste plaats niet gezien worden als de inhoudelijk specialist; daar zijn er al genoeg van binnen het onderwijs en bij de pakketleveranciers. Mijn uitdaging is het om de juiste mensen bij elkaar te krijgen, de promotor zijn die helpt om mensen te enthousiasmeren en de beïnvloeders uit het formele én het informele circuit meekrijgt. En deze moeten gaan samenwerken met de projectleden. Hiervoor is het belangrijk dat iedereen hetzelfde beeld heeft van het waarom: waarom doen we dit project, hoe past dit binnen onze visie en hoe is de samenhang met andere systemen en projecten? Dit is lang niet altijd duidelijk en dan helpt het om een goede ‘verhalenverteller’ binnen de organisatie te hebben die helpt om dit alles uit te dragen.

Kun je een voorbeeld geven van zo’n project waarbij het niet direct duidelijk is wat het onderwijs eraan heeft?

Dit zie je bijvoorbeeld bij de vervanging van een financieel systeem waarbij gelijktijdig de administratie zodanig wordt gewijzigd dat het onderwijs eenvoudiger modulair aangeboden kan worden, ook aan partijen in de markt. Dit sluit aan bij Leven Lang Leren en moet in samenhang met de onderwijslogistiek en de facilitaire kant van een onderwijsinstelling aangepakt worden. Breng je dit als een wijziging van een financieel systeem, dan doe je jezelf dus tekort en wordt het al snel gezien met iets van een financiële dienst die weer zo nodig iets moeten veranderen. Maar het is zoveel meer: het onderwijs heeft deze wijziging hard nodig zodat zij eenvoudig onderwijs kunnen plannen, roosteren én factureren. Er is dus niet alleen een plus te verwachten aan de backoffice kant, het gaat er ook om de administratieve last voor het onderwijs te verminderen. En daardoor blijft er meer tijd over voor het onderwijs zelf.

Wat doe jij eraan om dit voor het onderwijs duidelijk te maken?

Dan komt voor mij de verhalenverteller weer om de hoek kijken: wat is onze visie, wat is het lange termijnplaatje? En toon ook begrip voor het onderwijs die hiermee aan de slag moet. Voor hen is er helaas geen laaghangend fruit waar zij zich op kunnen richten maar als we dit niet doen, dan gaan we echt flinke gaten in onze financiering krijgen en daar heeft het onderwijs zeker ook last van. Het helpt zeker als ik hier, als relatieve buitenstaander, in kan bijsturen. Mijn ervaring in vergelijkbare projecten helpt hierbij maar het vraagt ook het nodige aan improvisatievermogen. En dat maakt het voor mij nou juist zo leuk: ik kan hierbij mijn analytisch vermogen goed gebruiken en als ik dan ook nog een trekker uit de organisatie hierbij meekrijg, zijn we een heel eind op weg.

Wordt op deze manier niet te zwaar op jou geleund om projectresultaat te boeken?

Nee, dit is nou juist wat ik leuk vind. Ik kijk naar wat er nodig is om echt succesvol te zijn. En daarbij ben ik resultaatgericht en steek ik graag mijn nek uit. Wie moeten we aanhaken en wie gaat er namens de organisatie aan het project ‘trekken’? De push-pull moet in balans zijn. We doen het project ook voor het onderwijs, hoewel dat niet altijd direct voor iedereen duidelijk is. Een efficiënte backoffice is van levensbelang voor een onderwijsinstelling en dus ook voor het onderwijs. Managers en beheerorganisaties hebben hierbij net zo goed een rol om dit uit te dragen, als ik dat heb in de rol van projectmanager. Als er onvoldoende eigenaarschap is in de organisatie, ga ik daarmee dus eerst aan de slag, samen met mijn opdrachtgever en de stuurgroep.

Denk je dat het onderwijs voldoende durf heeft in projecten?

Ik denk dat het onderwijs zichzelf nogal eens onderschat: er is niet altijd het vertrouwen dat zij zelf een project succesvol kunnen doorvoeren. Het belangrijkste vind ik dat zij een project echt willen en dat zij ook durven om een project op te pakken en door te pakken. Dit gaat niet altijd zonder slag of stoot en natuurlijk worden er ook in projecten fouten gemaakt. Maar dat mag: als je er maar open over bent en er ook van leert. Daar is het onderwijs ook op gericht: als alles vanzelf gaat, hoeft er niemand meer opgeleid te worden. En dat ik, met mijn projecten, tegelijkertijd kan meehelpen met het professionaliseren van projectmanagement, is voor mij ook weer een extra stimulans.

Heeft de overstap naar Projectlokaal jou geboden waar je naar op zoek was?

Daar kan ik volmondig ‘Ja’ op antwoorden. Ik zocht een organisatie waarbij ik me thuis voel en ik mezelf kan zijn. Waar ik kan werken aan verschillende projecten die me uitdagen en waar ik collega’s heb in combinatie met vrijheid en zelfstandigheid. Projectlokaal is klein, gespecialiseerd in projecten in het onderwijs en nog in opbouw. Ik heb niet te maken met een managementstructuur zoals in grote organisaties en kan met het management en mijn collega’s sparren over de toekomst, mijn projecten, etc. We geven samen verder vorm en inhoud aan een bedrijf dat het onderwijs helpt projectresultaat te boeken en verder te professionaliseren. Ik voel me hier erg thuis en hoop dat we binnenkort nog meer nieuwe collega’s mogen begroeten. Er is werk genoeg en samen bouwen we aan beter onderwijs in Nederland, terwijl we ons kunnen uitleven op ons vakgebied: projectmanagement.

Over Bert-Jan: na zijn studie informatica, startte Bert-Jan in de industriële automatisering. Daarbij werd hij gegrepen door de mogelijkheden: innoveren met een praktische insteek. Niet blijven hangen in een theoretische aanpak maar werken aan veranderingen waar mensen iets mee kunnen. Om hier nog meer mee aan de slag te kunnen, maakte Bert-Jan de overstap naar het onderwijs, naar Hogeschool Windesheim. Als teamleider stuurde hij verschillende soorten teams aan, van ontwikkelaars tot netwerkbeheer en een servicedesk, en stond hij aan de wieg van de inrichting van een centrale IT-organisatie. Hierbij kwam steeds meer projectmanagement op zijn pad en daar wilde hij in verder. Zijn overstap naar de Hanzehogeschool Groningen maakte dit voor hem mogelijk. Naast pakketimplementaties, gaf Bert-Jan leiding aan diverse onderwijs innovatie projecten, van Blended Learning, Smart Campus tot Learning Analytics en in 2019 won hij met zijn innovatieve aanpak zelfs de SURF Onderwijsaward.