Waarom een werkende koppeling nog geen werkende examenketen is
Tags: Projectlokaal, OKE, Onderwijskoppelingen, OnTrack, Osiris, Npuls
OKE belooft minder handwerk, betere gegevensuitwisseling en een betrouwbaarder digitaal examenproces. Maar wat vraagt het om die belofte in de praktijk waar te maken? In een interactieve workshop van Npuls nam projectmeester Bert-Jan Klaren namens mboRijnland, zijn publiek mee in wat er nodig is om digitaal toetsen en examineren toekomstbestendig te organiseren. Een werkende koppeling is immers slechts het begin – je moet het dan nog wel goed organiseren.
Npuls conferentie – afronding OKE-project
Tijdens de ‘Conferentie Toekomstbestendig digitaal toetsen en examineren’ op 17 juni 2026, presenteerde Npuls de definitieve resultaten van het OKE-project. Met diverse praktische sessies en erop gericht om zelf aan de slag te gaan. Met als doelgroep mbo-instellingen én hbo- en wo-instellingen die ook geïnteresseerd zijn in digitaal examineren, werd het een boeiende dag.
OKE begint met het proces
In zijn eerdere artikel “Leren zonder drempels begint bij het proces” lichtte Bert-Jan toe waarom procesoptimalisatie van de digitale examenketen voor mboRijnland het startpunt is van OKE. Het gaat om meer dan techniek en systemen – het is een samenspel van mensen, afspraken, beslissingen, processen, samenwerking en verantwoordelijkheden. Bij mboRijnland weten we inmiddels wat werkt, welke impact OKE heeft op onderwijsinstellingen en waarom een realistische, gefaseerde aanpak nodig is. mboRijnland bereidt een eerste beperkte livegang voor en heeft haar belangrijkste lessen gedeeld met instellingen en leveranciers die morgen met OKE verder willen.
Van pilot naar praktijk: OKE implementeren in de keten Osiris – OnTrac – CEM
OKE belooft minder handwerk, betere gegevensuitwisseling en een betrouwbaarder digitaal examenproces. Maar wat vraagt het om die belofte in de praktijk waar te maken? Tijdens deze subsessie deelden mboRijnland en ketenpartners hun ervaringen met de invoering van OKE in de combinatie Osiris – OnTrac – CEM/Remindo. Gezamenlijk lieten zij zien wat er nodig is om digitaal toetsen en examineren toekomstbestendig te organiseren.
De presentatie werd gegeven door Bert-Jan Klaren namens mboRijnland, in samenwerking met Mike Timmer van Paragin/Xebic en Huib-Jan Wielemaker van CACI.
De belangrijkste boodschap
Binnen OKE werken onderwijsinstellingen en leveranciers samen aan een betrouwbare examenketen. Voor de keten Osiris – OnTrac – CEM/Remindo is in de afgelopen periode veel geleerd: over gegevensuitwisseling, ketentesten, procesvalidatie, rollen, verantwoordelijkheden en de randvoorwaarden voor een beheerste livegang. Hierbij is een belangrijke les geleerd:
- Techniek verbindt systemen
- Implementatie verbindt mensen, processen en besluiten
De kernboodschap van de sessie was dan ook: digitale examinering vraagt meer dan een werkende technische koppeling.
De technische werking van de keten is een noodzakelijke stap. De heen- en terugroute moeten werken. Bevindingen moeten worden getest, geprioriteerd en opgelost. Leveranciersafspraken over planning, releases en support zijn cruciaal.
En dan nog ben je er niet: een digitale examenketen krijgt pas waarde als het examenproces zelf helder is ingericht. Denk aan aanmelden en inschrijven, plannen en roosteren, voorbereiden van de afname, uitvoeren van het examen, beoordelen, vaststellen en registreren. Per stap moeten instellingen bepalen: past onze huidige werkwijze op de standaardketen? Waar wijken we af? En waarom?
Daar komt de organisatorische kant bij. Wie neemt welk besluit? Welke rol heeft het examenbureau? Wat ligt bij de examencommissie? Waar begint en eindigt functioneel beheer? En hoe leggen we afspraken vast over rollen, rechten, monitoring, incidenten en dossiervorming?
Hoe organiseer je dit alles?
Omdat alles met elkaar samenhangt en invloed op elkaar heeft, kijken we bij de implementatie niet alleen naar systeem en informatie, maar ook naar beleid, organisatie en proces. De BOPSI-bril helpt om de impact scherp te krijgen:
Beleid – examenbeleid, handboek en besluitvorming
Organisatie – rollen, taken en verantwoordelijkheden
Proces – MORA-stappen, werkinstructies en controlepunten
Systeem – inrichting van Osiris, OnTrac en Remindo
Informatie – datakwaliteit, logging en overdracht
Vijf essentiële acties
Voor instellingen die richting implementatie willen, zijn vijf acties essentieel:
- Richt een compact implementatieteam in met examenbureau, examencommissie, functioneel beheer, informatiemanagement en onderwijs.
- Maak een BOPSI-impactanalyse en leg risico’s, keuzes en afhankelijkheden vast.
- Breng het huidige examenproces in kaart, inclusief varianten, uitzonderingen en controlepunten.
- Vergelijk dit met het generieke OKE-proces en bepaal waar standaardisatie nodig is.
- Maak expliciete ketenafspraken met leveranciers over planning, testen, releases en support.
Van pilot naar praktijk is een veranderopgave
De stap van pilot naar praktijk is vooral een veranderopgave. Niet alleen technisch, maar ook procesmatig, organisatorisch en bestuurlijk.
Standaardisatie ontstaat niet vanzelf. Het vraagt samenwerking tussen instellingen en leveranciers, expliciete keuzes en de discipline om die keuzes vast te houden.
Wie nu investeert in impactanalyse, procesvalidatie en beheerafspraken, kan straks sneller én beheerster live.
Over Bert-Jan
Bert-Jan Klaren is projectmeester bij Projectlokaal en als onderwijs-projectmanager bij mboRijnland werkzaam. Hij werkt aan de optimalisatie van de digitale examenketen en de implementatie van OKE, met een focus op heldere processen en betrouwbare data. Waar anderen problemen zien, behoudt Bert-Jan zijn rust en zorgt hij voor oplossingen met draagvlak.
Meer weten?
Wil je meer weten over wat Projectlokaal kan betekenen voor jouw uitdagingen in het onderwijs? Heb je de workshop bij Npuls gemist of wil je eens in gesprek met Bert-Jan over OKE? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag met jouw veranderopgave.